Commencez par les cinq questions de l’arrivée
Un premier livret n’a pas besoin de tout raconter. Demandez à la réception les questions de la semaine, puis écrivez des réponses courtes : où se garer, comment entrer, comment se connecter au Wi-Fi, quand prendre le petit-déjeuner et comment joindre quelqu’un. Ajoutez les consignes de départ avant d’imprimer vos supports.
Une journée de préparation, si vos contenus sont prêts
- Le matin : rassemblez les informations. Une personne vérifie les horaires, les liens et les coordonnées. Remplacez les formulations vagues par une indication utilisable : « Petit-déjeuner de 7 h à 10 h, dans la salle du rez-de-chaussée ».
- Avant l’impression : testez le livret. Ouvrez le lien sans être connecté à votre compte, puis scannez le QR code avec les appareils disponibles dans l’équipe. Vérifiez le chargement en données mobiles et sur le Wi-Fi de l’établissement.
- L’après-midi : faites un essai dans une chambre. Imprimez un exemplaire, posez-le à l’endroit prévu et scannez-le à la distance normale de lecture. Évitez les reflets, les pliures et les fonds chargés. Gardez une marge blanche autour du code.
- Avant la prochaine arrivée : expliquez le geste à l’équipe. Chacun doit pouvoir retrouver le livret et montrer son accès en une phrase.
Qu’écrire à côté du QR code ?
Évitez un code posé seul. Voici un texte à adapter : « Bienvenue ! Wi-Fi, petit-déjeuner, bonnes adresses et départ : les informations de votre séjour sont ici. Scannez ce QR code avec l’appareil photo de votre téléphone. Besoin d’aide ? Adressez-vous à la réception. » Ajoutez aussi un lien court lisible pour les voyageurs qui ne souhaitent pas scanner.
Placez ce support là où la question se pose : près de l’accueil ou sur le bureau de la chambre. Conservez une solution papier ou une aide humaine pour les voyageurs sans téléphone. Les informations indispensables à la sécurité doivent rester disponibles sur place.
Le message à envoyer avant l’arrivée
« Bonjour [prénom], nous vous attendons le [date]. Pour préparer votre arrivée, retrouvez l’accès, les horaires et les informations du séjour ici : [lien du livret]. Si une question reste sans réponse, vous pouvez nous joindre au [contact]. À bientôt, [établissement]. »
Après une semaine, corrigez ce qui manque
Notez les questions encore posées à la réception. Si les voyageurs ne trouvent pas l’heure du départ, remontez cette réponse avant d’ajouter une nouvelle rubrique. Regardez les consultations disponibles dans vos statistiques, en tenant compte du nombre de séjours : une consultation ne correspond pas forcément à une personne ou à une chambre.
- Un responsable vérifie les horaires et les coordonnées après chaque changement.
- Un membre de l’équipe scanne un support imprimé après une mise à jour importante.
- Les nouvelles questions des voyageurs alimentent la prochaine révision.
Télécharger la checklist et les textes à adapter (.txt). Pour choisir vos rubriques, consultez notre guide du livret d’accueil hôtel ou explorez le livret digital en démonstration.