Minute 1
Créez votre livret et définissez les rubriques essentielles : Wi-Fi, horaires, contacts, check-out.
Livret d'accueil hôtel : le guide concret pour passer au QR code
Un bon livret d'accueil hôtel ne doit pas être un document long, figé et rarement lu. Il doit aider vos clients à trouver la bonne information au bon moment : accès Wi-Fi, horaires du petit-déjeuner, services disponibles, consignes utiles, recommandations locales et contacts rapides. Quand ces informations sont claires, l'expérience client est plus fluide, la réception reçoit moins de demandes répétitives et votre établissement gagne en efficacité.
Sur cette page, vous trouverez une méthode simple pour structurer un livret vraiment utile, une checklist prête à l'emploi, un comparatif papier/PDF/QR code et un exemple réel à ouvrir immédiatement. L'objectif n'est pas de produire un support "joli", mais un support qui sert vos opérations au quotidien et améliore la satisfaction client.
Table des matières
1) Définition : à quoi sert un livret d'accueil hôtel ?
Un livret d'accueil hôtel est un point d'entrée unique qui regroupe les informations essentielles du séjour. Côté client, il répond aux questions fréquentes sans attente : comment se connecter au Wi-Fi, à quelle heure se termine le petit-déjeuner, comment demander un service, où trouver les bonnes adresses autour de l'établissement, que faire en cas de besoin urgent. Côté opérationnel, il standardise vos messages et réduit les répétitions à la réception.
La vraie valeur d'un livret ne vient pas du format seul, mais de sa capacité à être consulté rapidement. Un client fatigué qui arrive tard veut une réponse immédiate, pas plusieurs pages de texte. C'est pourquoi la structure est décisive : titres explicites, informations segmentées, actions visibles. Un bon livret fonctionne comme un assistant de séjour. Il rassure, oriente et facilite le service.
Concrètement, le livret d'accueil devient un outil de qualité de service, de cohérence d'équipe et de performance commerciale. Vous alignez les informations partagées, vous limitez les erreurs de communication et vous ouvrez aussi la porte à des ventes additionnelles pertinentes, sans pression commerciale inutile.
2) Checklist : quoi mettre dans un livret d'accueil hôtel
La règle est simple : commencez par ce que le client cherche dans les 10 premières minutes, puis ajoutez ce qui améliore son séjour. Cette checklist vous aide à construire une version actionnable, sans contenu superflu.
Informations essentielles
- Nom et contact de la réception, avec créneaux de disponibilité.
- Wi-Fi : nom du réseau, mot de passe, procédure de connexion.
- Heures d'arrivée, de départ, politique de check-out tardif.
- Petit-déjeuner : horaires, lieu, tarif, conditions spéciales.
- Consignes de sécurité et numéro d'urgence local.
Confort et services
- Service chambre, blanchisserie, bagagerie, extras disponibles.
- Informations parking, transports, accès établissement.
- Règles de vie : calme, espaces communs, animaux, tabac.
- Procédure simple pour contacter l'équipe pendant le séjour.
- Infos techniques utiles (TV, climatisation, équipements).
Expérience locale
- Restaurants recommandés par distance et type de cuisine.
- Activités proches : culture, nature, famille, soirée.
- Adresses pratiques : pharmacie, supermarché, station service.
- Itinéraires courts selon durée du séjour.
- Conseils personnalisés selon saison ou météo.
Conversion et revenus
- Mettre en avant 2 à 3 services à forte valeur ajoutée.
- Ajouter des CTA clairs : réserver, commander, contacter.
- Valoriser les partenaires locaux utiles au client.
- Encourager l'avis client au bon moment du séjour.
- Mesurer les interactions pour ajuster le contenu.
Si vous ne deviez faire qu'une chose cette semaine : finalisez une version courte avec ces blocs. La perfection visuelle peut attendre. L'impact opérationnel arrive dès que vos clients trouvent rapidement les réponses essentielles.
3) Comparatif : papier vs PDF vs QR code
Les trois formats peuvent coexister, mais ils ne répondent pas aux mêmes contraintes. Le papier rassure certains profils, le PDF semble pratique au départ, mais le QR code devient généralement le format le plus robuste pour maintenir une information juste et toujours disponible.
| Critère | Livret papier | Livret PDF | Livret QR code |
|---|---|---|---|
| Mise à jour | Lente et coûteuse (réimpression) | Modérée, diffusion manuelle | Immédiate, contenu centralisé |
| Accès client | Simple en chambre | Souvent peu pratique sur mobile | Très rapide via scan |
| Qualité d'information | Risque d'obsolescence élevé | Versioning parfois confus | Version unique toujours à jour |
| Coût long terme | Élevé (impression + remplacement) | Modéré | Optimisé pour l'exploitation |
| Mesure des usages | Quasi impossible | Limitée | Mesurable et pilotable |
En pratique, une approche hybride fonctionne bien : un rappel papier minimal avec les urgences, et un livret digital complet via QR code pour le reste. Vous conservez la simplicité de consultation en chambre, tout en gardant la souplesse de mise à jour et la cohérence de vos informations.
4) Exemple réel : voir un livret via QR code
Pour valider rapidement la qualité d'un livret, le plus simple est de le tester en conditions réelles. Ouvrez l'exemple ci-dessous sur desktop, puis scannez le QR code avec votre mobile pour reproduire le parcours client en chambre. Vous verrez immédiatement si la navigation est claire, si les informations sont faciles à trouver et si les appels à l'action sont suffisamment explicites.
Scannez pour voir sur mobile
Scannez pour voir sur mobile.
Morgane Brunin, directrice d'hôtels
"J'utilise guideyourguest depuis plusieurs mois. L'objectif premier était de dématérialiser notre livret d'accueil pour l'obtention du label clef verte et un meilleur respect des règles de RSE."
5) Comment créer votre livret en 5 minutes
Voici un plan simple pour passer de zéro à une première version exploitable rapidement. L'objectif n'est pas d'écrire un guide parfait le premier jour, mais de publier une base utile, puis de l'améliorer en continu.
Minute 2
Ajoutez les règles et consignes qui évitent les incompréhensions récurrentes.
Minute 3
Renseignez services et options additionnelles avec des appels à l'action clairs.
Minute 4
Intégrez 5 à 10 recommandations locales utiles, validées par votre équipe.
Minute 5
Générez et testez le QR code sur mobile, puis placez-le à des points de contact visibles.
Une fois cette base publiée, cadrez un rituel hebdomadaire de 15 minutes pour maintenir le contenu : vérifier les horaires, corriger les informations obsolètes, enrichir les recommandations et suivre les sections les plus consultées. C'est cette régularité qui transforme un livret "présent" en livret "utile".
Passez à l'action
Testez l'exemple réel, puis créez votre version en partant de la checklist ci-dessus.
6) FAQ : livret d'accueil hôtel
Questions fréquentes
Vous êtes intéressé par la solution et vous avez une question ?
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L'offre gratuite vous permet d'utiliser le module room directory pour éditer vos QRcodes. Vous n'aurez pas accès aux autres fonctionnalités.
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Oui, le processus est conçu pour être simple et intuitif, vous permettant de créer votre room directory entièrement par vous-même. Grâce à une interface facile à utiliser, vous pouvez personnaliser les informations de votre établissement et générer un QR code sans assistance externe. Cela vous offre une totale autonomie dans la gestion et la mise à jour de votre room directory.
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Oui ! guideyourguest s'adapte à tous les établissements d'hébergement, qu'ils soient indépendants ou appartenant à une chaîne. Notre solution est 100% personnalisable et peut être configurée selon vos besoins spécifiques.
Voici quelques exemples d'établissements qui peuvent bénéficier d'un room directory digital :
- Hôtels & Resorts : Gestion multi-langues, réservation de services.
- Chambres d'hôtes & Gîtes : Accès facile aux informations locales.
- Camping & hébergements insolites : Expérience immersive et connectée.
- Appart-hôtels & Hôtels indépendants : Informations autonomes sans contact physique.
Avec guideyourguest, chaque hébergement peut offrir une expérience client moderne et intuitive, adaptée à ses besoins spécifiques.
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Chaque module peut être souscrit individuellement via votre compte client. Pour bénéficier d’un tarif plus avantageux vous pouvez souscrire à l'offre premium comprenant l’ensemble de nos modules.
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Afin d’accéder à l’ensemble de nos modules nous vous proposons deux méthodes de facturation. Mensuelle ou annuelle pour un tarif préférentiel.
Vous pouvez résilier à tout moment. -
Par virement bancaire, carte bancaire ou Paypal.
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Vous pouvez générer gratuitement un QR Code pour votre hôtel. Ce QR Code permet à vos clients d'accéder directement à votre guide digital sans installation d'application. Il vous suffit de créer votre établissement sur guideyourguest, puis de récupérer le QR Code depuis votre interface. Ensuite, vous pouvez l'imprimer sur un support physique (affiche, carte de chambre, présentoir, etc.) pour le mettre à disposition de vos visiteurs.
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